Як правильно планувати: на місяць, тиждень і день

Ви щодня несете відповідальність за наради, зустрічі та робочі проекти, а в нагороду отримуєте зарплату і свободу від страху наслідків. Щоб зберегти відповідальність і не залишитися без нагород, навчіться плануванню. Таку пораду дає Стів Макклетчі в книзі «Від термінового до важливого».

Мозковий штурм

Єдина практика, яку він пропонує, — мозковий штурм. Спочатку виділіть п’ять хвилин і запишіть цілі. Подумайте про роботу, сім’ю, здоров’я, фінанси. Чим довшим вийде список, тим краще. Потім виберіть першу мету і розбийте на кроки. Розрахувати всі кроки відразу не вийде — вони проясняться вже в ході виконання мети. Тому почніть з базових.
Запитайте себе:
Що зробити спочатку? 
Де і в кого дізнатися, як це робиться? 
Які ресурси знадобляться? 
Проштурмуйте інші цілі і приступайте до плану.

Три рівня планування

Макклетчі радить складати план на місяць, тиждень і день.
План на місяць. 
План на тиждень. 
План на день. 
Відкрийте наступний місяць в календарі і додайте в нього кроки, які вивели з мозкового штурму. Згодом план на місяць покаже, як ви просунулися.
Врахуйте, що відрядження, відпустка або похід до лікаря плануються заздалегідь. Також заздалегідь вносьте в план завантажені сезони на роботі, коли потрібні всі вільні руки.
Щотижня визначайте, які завдання на нього намічаються і коли їх треба закінчити. Так ви зрозумієте, виконати завдання відразу або протягом тижня, і чи знадобиться вам допомога людей, до яких, знову ж таки, варто звернутися заздалегідь.

Плануйте щоденні справи ввечері, вранці або з приходом на роботу. Головне — до перевірки електронної пошти. Інакше ви витратите свій час на те, що важливо іншим.
Що, якщо ви складете план на день, але після перевірки пошти виявите термінові справи? Або не термінові, але важливіші, ніж заплановані? У таких випадках план вкаже краще рішення — без нього ви порівнюєте повідомлення ні з чим.

Користь плану

Планування вимагає зусиль і самодисципліни. Легше взятися за першу ж справу, ніж скласти план. Але з ним день пройде з користю.
Ви нічого не забудете. 
Ви встигнете більше за короткий термін. 
Ви станете діяти проактивно. 
Ви приймете найкраще рішення. 
Ви швидше відновитеся після переривання.
Мозку властиво нагадувати про забуті завдання. Але коли він нагадає — часто буває вже пізно. До того ж, за раз мозок утримує одну-дві думки — як тільки додається нова задача, стирається стара.
З планом простіше — достатньо пам’ятати, що йому треба слідувати. Так ви зосередитеся на одній меті і не пропустите деталі.

Покупець зі списком продуктів вийде з супермаркету швидше, ніж покупець без списку. Тому що такий список або план задає напрямок. Завдяки плану ви не втратите час на роздуми, що робити далі. Списки продуктів складають тому, що йти в магазин кожного разу, коли чогось не вистачає, — трата часу. Діяти так — значить діяти реактивно, бути заручником обставин.

Заздалегідь складати план — активний спосіб дії

З його допомогою ви згрупуєте схожі завдання і заощадите час. І таким чином підпорядкуєте обставини.
Сидячи на нараді, ви говорите «ні» іншим справам, якими могли зайнятися в цей час: відповісти на лист, закінчити проект або влаштувати вихідний.
План дасть зрозуміти, чого вартий час і як його використовувати. Ви не навчитеся говорити «ні», ви навчитеся говорити «так» правильним справам. Якщо ви працюєте за планом і вас відволікли, достатньо звіритися з планом і відновити роботу. Інакше на відновлення піде більше часу, ніж на саме переривання.

Виробіть звичку

Остання порада Макклетчі: перетворіть планування у звичку. Так ви захиститеся від прокрастинації і станете записувати завдання в календар без зусиль.