Як припинити бути заручником електронного листування і почати працювати. 12 простих порад, як зекономити робочий час.
Електронна пошта – рутина, яка щодня краде час і відволікає від важливих завдань. Дослідження Лондонського університету показали, що у людей, які постійно перевіряють свою електронну пошту може спостерігатися падіння IQ на 10 пунктів, що перевищує аналогічну шкоду від тютюнопаління. Також, за деякими оцінками, підприємства щорічно втрачають близько $ 650 мільярдів доларів через безлад у «Вхідних». Тож, що можна зробити, аби запобігти втрати часу, грошей і мізків? Ми підготували 12 порад, які допоможуть взяти ситуацію під контроль.
1. Обирайте найкоротші стежки. Підготуйте шаблонні відповіді, які можна легко актуалізувати для спрощення листування. Google Labs, наприклад, пропонує опцію під назвою “Законсервуй відповідь”, якщо є вірогідність, що хтось може поставити аналогічне запитання повторно.
2. Відточуйте теми листів. Додавайте до теми дієслово, яке підкаже адресату, на які дії з його сторони ви розраховуєте – «підтвердіть», «обговоримо», «резюмуйте». Це допоможе активізувати одержувача листа і зосередить вас на меті, під час написання. Також переконайтеся, що у темі присутні ключові слова, за якими можна легко знайти потрібний лист у майбутньому.
3. Не ускладнюйте. Експерти з продуктивності пропонують не змінювати теми у електронному листуванні стосовно, наприклад, одного проекту. Люди більш динамічно реагують у випадку, якщо відповіді на всі питання, які вони задавали, «під рукою». Дотримання цього правила забезпечує більш швидку реакцію.
4. Магія п’яти речень. Ефективний електронний лист має відповідати на такі запитання: Хто ви? Що вам потрібно? У чому суть питання? Чому я маю допомогти? Що далі? Спробуйте викласти все у п’ятьох реченнях. Або навіть у трьох. Обмеження допоможуть зосередитися на тому, що насправді важливо.
5. Дотримуйтесь графіку. За можливості, вимкніть оповіщення про отримання нових листів і ви побачите, як зросте ваша продуктивність, у режимі, в якому не доводиться постійно переглядати свою поштову скриньку. Також встановіть таймер. Експерти рекомендують перевіряти електронну пошту не більше 2-4 разів на день і витрачати на це не більше 45 хвилин на день.
6. Ставте себе у копію. Якщо вам потрібно постійно відстежувати певний ланцюжок листування, додайте свою електронну адресу у листи, які відправляєте. Усю переписку перенесіть до окремої теки і відстежуйте тільки її, а не усю пошту. Це дасть можливість бути зосередженим лише на важливому.
7. Не е-мейлом єдиним. Якщо обговорення деталей перевищує ліміт у 2 листи – скористайтеся телефоном або перейдіть на чат. Як варіант, запропонуйте свій номер телефону – ви продемонструєте свою довіру і пришвидшите вирішення термінового питання, особливо якщо ви перебуваєте поза офісом.
8. Привчайте колег. Якщо розмова завершена, напишіть в кінці листа “відповіді не потребує”. Це допоможе уникнути зайвих листів у вашій скриньці.
9. Частіше не відповідайте взагалі. Відповідайте тільки за необхідності і не починайте з нетермінових повідомлень. Також не відповідайте, якщо питання сформульоване недостатньо чітко. Ви не повинні витрачати час, намагаючись зрозуміти, про що йде мова у некоректно оформленому листі.
10. Автоматизуйтесь. Одним кліком відписуйтесь від небажаних розсилок, чітко розподіляйте все по відповідних теках. Налаштуйте архівування зайвого тощо. Використовуйте інструменти, такі як Google Calendar, задля комфортного планування зустрічей, замість нескінченного листування у спробах домовитись.
11. Пильнуйте чистоту. Зберігайте два типи листів: не прочитані, і ті, на які вам потрібно терміново відповісти. Це допоможе зосередитися виключно на тому, що має стосунок до того, над чим ви зараз працюєте.
12. Треба більше копій. Ставте у копію всіх людей, залучених до процесу. Таким чином вам не доведеться додатково пересилати повідомлення за окремими запитами. І не цурайтесь ставити в копію безпосереднього керівника адресата – це підвищує оперативність реакції одержувача.
За матеріалами Entrepreneur